Koronakevät opetti paljon varautumisen ja yhteistyön tärkeydestä

Kiireinen koronakevät on vaihtunut kesäksi. Epidemia on Suomessa laantunut, ja on hyvä hetki pohtia, miten kevään aikana koettua ja opittua voidaan hyödyntää mahdollisessa toisessa aallossa tai muissa tulevissa kriiseissä.

Yksi tärkeimmistä opeista on jatkuvan ja säännöllisen riskien arvioinnin sekä kriiseihin varautumisen tärkeys. Mitä parempaa riskien ennakointi ja varautuminen ovat, sitä paremmin kriisissä pärjätään.

Fimeassa aloitettiin varautumistoimet COVID-19-epidemiaan pian vuodenvaihteen jälkeen. Tammikuussa kävimme läpi lääkkeiden varastotilannetta, mietimme kriittisiä lääkevalmisteita ja niiden saatavuutta aikaisempien epidemia- ja pandemiakokemusten perusteella. Lisäksi kartoitimme markkinoillamme olevien lääkkeiden valmistusprosessien Aasia-yhteyksiä ja -riippuvuutta. Kiinnitimme erityistä huomiota niiden lääkkeiden varastotilanteeseen ja mahdolliseen kliiniseen merkitykseen, joilla on tuotantoketjussaan valmistaja tai valmistajia ainoastaan silloisessa epidemiakeskuksessa Kiinassa. Myös täydellinen riippuvuus intialaisesta valmistajasta nosti valmisteen erityisen seurannan kohteeksi.

Otimme hyvissä ajoin yhteyttä myös lääkealan toimijoihin kuten valmistajiin, maahantuojiin, tukku- ja vähittäisjakelijoihin. Fimea kehotti alan toimijoita arvioimaan viruksen leviämisen vaikutuksia lääkevalmisteiden saatavuuteen ja toimitusketjuihin sekä käynnistämään tarvittavia varautumis- ja riskinhallintatoimia muun muassa varastotilanteen suhteen.

Yhdessä terveydenhuollon ammattilaisten kanssa kävimme läpi COVID-19-hoidossa tarvittavien kriittisten lääkkeiden listaa ja ennakoimme lääkkeiden lisähankintatarpeita. Tiedämme kokemuksesta, etteivät lääkehankinnat onnistu kriisin ollessa jo päällä. Vuoden alussa valvontaamme siirtynyt lääkinnällisten laitteiden valvonta ja käynnistynyt suojainkeskustelu toivat oman mausteensa varautumistoimiimme.  

Kun valmiuslaki tuli voimaan, ensimmäisiä sen nojalla annettuja asetuksia oli lääkkeiden toimittamista rajoittavat asetukset, joiden avulla saatiin kuriin jo käynnistynyt lääkkeiden hamstraaminen. Koska valmiuslaki ei ole aiemmin ollut käytössä, sen soveltaminen ja yhteensovittaminen normaalin lainsäädännön kanssa oli välillä haastavaa. Juridisia työkaluja lääkehuollon tilanteen hallintaan etsiessämme olimme kiitollisia suomalaisesta lääkkeiden velvoitevarastointijärjestelmästä, joka auttoi tilanteen hoidossa ja vakauttamisessa. Normaaliaikoina usein kritisoitu järjestelmämme osoittautui tässäkin kriisitilanteessa todella tärkeäksi turvaksi.   

Yhteinen tilannekuva, priorisointi ja koordinaatio

Ehkä eniten haasteita tuli alkuun yhteisen, ajantasaisen tilannekuvan muodostamisessa ja ylläpidossa kaikkien toimijoiden kesken. Nopeasti muuttuva tilanne ja hajautetut vastuut edellyttävät tiivistä yhteydenpitoa ja tehtävien selkeää koordinointia. Kriisin hoitamisen kannalta keskeiset tahot on tunnistettava ja kutsuttava keskusteluihin mukaan nopeasti. Onneksi Suomi on pieni maa, jossa alan toimijat ovat hyvin verkostoituneet ja yhteydenpito on helppoa matalalla kynnyksellä.

Maaliskuussa sosiaali- ja terveysministeriö perusti koordinaatioryhmän ja operatiivisen ryhmän COVID-19-epidemian seuraamiseen omalla hallinnonalallaan. Fimea nimesi edustajansa molempiin ryhmiin, ja muutoinkin yhteydenpito ohjaavaan ministeriöömme on ollut koko kevään ajan aktiivista. Töitä on paiskittu yhdessä hartiavoimin. Koko maan kokonaiskuvan seuraaminen ja koordinointi keskitettiin valtioneuvoston kanslian koordinaatioryhmään, tilannekeskukseen ja perustettuun operaatiokeskukseen.

Myös Fimea siirtyi kriisijohtamismalliin, ja perustimme normaalitoiminnasta erillisen kriisiryhmän, joka keskittyi koronatilanteen hoitamiseen. Kaikki koronaan liittyvät työt ja prosessit priorisoitiin muiden töiden edelle. Sovimme avainhenkilöille päivystysvuorot myös illoiksi ja viikonlopuiksi. Sijaisuusjärjestelyjen huomioiminen heti alkuvaiheessa oli tärkeää, sillä tilanteen pitkittyessä asioita hoitamaan tarvittiin useita henkilöitä liiallisen kuormittumisen välttämiseksi. Erillisten kriisivastuuhenkilöiden nimeämisellä halusimme varmistaa Fimean muun toiminnan mahdollisimman häiriöttömän jatkumisen.

Yhteinen, ajantasainen tilannekuva on ehkä olennaisin osa kriisijohtamista. Lääkehuollon kokonaistilannekuvan ymmärtämiseksi ja ylläpitämiseksi Fimeaan rakennettiin ripeästi uusi tiedonkeruujärjestelmä, jonka avulla pystyimme seuraamaan ajantasaisesti lääkekulutusta ja lääkevarastojen riittävyyttä. Tiedoista työstettiin lääkehuollon tilannekuvaa valtiovallan käyttöön ja tietoja hyödynnettiin muun muassa tehohoidon lääkkeiden kulutuksen ja hankintojen tarpeen arvioinnissa.

Prosessien sujuvoittaminen ja jatkuva viestintä

Eriyttämällä kriisi- ja normaalitoiminnot saimme pidettyä normaalit toiminnotkin lähes ennallaan. Paikan päällä tapahtuva tarkastustoiminta keskeytyi, mutta etätarkastusten kehittäminen sai vauhtia. Ensimmäiset GCP-etätarkastukset tehtiin jo kevään aikana. Lisäksi sairaaloiden yhteydessä toimivien lääkekeskusten seurantatarkastuksia tehtiin etänä. Kuluvan kesän aikana tullaan tekemään myös ensimmäiset apteekkien etätarkastukset.

Poikkeustilanteissa viestinnän tarve on valtava niin kansalaisten, median, alan toimijoiden kuin muun hallinnonkin suuntaan. Heti epidemian alettua kokosimme verkkosivuillemme vastauksia usein kysyttyihin kysymyksiin sekä uutisia virustaudista, mahdollisista lääkkeistä ja rokotekehityksestä.

Nimesimme vastuuhenkilöt vastaamaan median ja kansalaisten kysymyksiin ja päivystämään viestintää. TV- ja radiohaastatteluista vastasivat kriisiryhmän vastuuhenkilöt. Kansalaiskyselyitä varten avasimme oman asiointipostin, tehostimme mediaseurantaa ja aktivoimme sosiaalisen median seuraamista ja keskusteluihin osallistumista. Kriisiryhmämme toimintaloki sekä lääkehuollon ja lääkinnällisten laitteiden tilannekuva toimitettiin päivittäin sosiaali- ja terveysministeriölle.

Pidimme myös Twitter-kyselytunteja, joissa asiantuntijamme vastasivat kysymyksiin muun muassa koronan lääkehoidoista. Yhdessä THL:n kanssa järjestimme webinaarin rokotetutkimuksista. Palaute uusista toimintamalleista on ollut hyvää, ja jatkamme vastaavien vuorovaikutustapojen käyttöä varmasti epidemiatilanteen jälkeenkin.

Organisaation sisäinen tiedonkulku ja työhyvinvointi

Oman mausteensa tilanteen hoitoon toi laajamittainen siirtyminen etätöihin maaliskuussa. Monipaikkaisesti jo pitkään toimineelle Fimealle etätyöt ja virtuaalikokoukset ovat ehkä tutumpia kuin monelle muulle virastolle, mutta yhteisöllisyyden ylläpito on tärkeää etäilystä huolimatta. Virtuaalikahvihetkistä tuli nopeasti arkipäiväämme.

Henkilöstölle tehdyn kyselyn mukaan etätyö on sujunut hyvin eikä ole aiheuttanut ongelmia työn sujumiseen tai tehokkuuteen. Toki työergonomiaan ja työn tauottamiseen on jokainen joutunut kiinnittämään erityistä huomiota. Henkilöstö sai alusta alkaen lainata muun muassa näyttöjä ja hiiriä kotiin, jotta etätyö sujuisi mahdollisimman ergonomisesti.

Yhteisen tilannekuvan ylläpito ja viestintä myös organisaation sisällä on tärkeää ja viraston häiriöttömän toiminnan kannalta välttämätöntä. Olisi ollut ikävää, jos asiantuntijamme olisivat jääneet vain mediatiedon varaan virastomme vastuulla olevista asioista.

Kokoonnuimme kerran viikossa virtuaaliseen infoon, jossa kävimme läpi epidemiatilannetta, Fimean toimia lääkehuollon toimivuuden varmistamiseksi ja tilanteen vaikutuksia omaan toimintaamme.  Samalla koko henkilöstö kuuli myös muut ajankohtaiset työhön liittyvät asiat. Näin pyrimme välttämään epävarmuutta ja huolta tilanteen kehittymisestä.

Esimiehille oli oma viikkopalaveri, jossa keskusteltiin toiminnan turvaamisesta poikkeustilanteessa ja jaettiin vinkkejä etäjohtamisen haasteisiin. Intranetiin perustettiin oma koronasivu ja kysymyksiä-vastauksia-palsta.  

Lääkehuolto on selvinnyt tähän mennessä hyvin tästä poikkeuksellisesta keväästä vahvassa yhdessä tekemisen hengessä. Kiitos teille kaikille epidemian hoidossa mukana olleille yhteistyökumppaneillemme! Ottakaamme koetusta opiksi ja jatkakaamme tiivistä yhteydenpitoa ja yhteistyötä kesän jälkeenkin lääke- ja laitehuollon turvaamiseksi niin normaalioloissa kuin mahdollisessa seuraavassa COVID-19-aallossa.  

Turvallista kesää ja rentouttavaa loma-aikaa kaikille!

Lue lisää

Nystedt J. Kriisitilanteet mittaavat yhteistyön toimivuuden – Q.E.D Sic! 3/2020; 10(3).